Z nami uczy się już 7400 osób. Czekamy na Ciebie

Strona główna » Blog » Narzędzia » Grupowanie kolumn i wierszy – konspekt

Grupowanie kolumn i wierszy – konspekt

Zastosowanie

Kiedy budujemy bardzo rozwinięte tabele zawierające dane szczegółowe i podsumowania łatwo się pogubić. Warto wtedy pogrupować pewne obszary i je ukryć. Dla przykładu wiele danych raportujemy miesięcznie i robimy podsumowanie na koniec roku. W aktualnym roku najbardziej nas interesują raporty miesięczne, ale dane z poprzednich lat tylko kontrolujemy porównując z podsumowaniem. Łatwo policzyć, że po 10 latach będziemy mieć 120 kolumn z miesiącami + 10 podsumowań. To aż 130 kolumn. Tworząc konspekt ukryjemy sobie dane miesięczne, które będzie można odkryć jednym kliknięciem.

Tworzenie konspektu poleceniem autokonspekt

Dla przykładu przygotowałem tabelę, która zawiera analizę struktury kosztów firmy. Analiza obejmuje tylko cztery kategorie:

  • Materiały biurowe
  • Wynajem
  • Paliwo
  • Pozostałe

Jednak zawiera dane z przestrzeni 10 lat i zawiera 131 kolumn.

1. Tabela

W tego typu zestawieniach warto odznaczyć jednym kolorem dane miesięczne i drugim roczne. W tym przykładzie dane miesięczne zaznaczone są na niebiesko, a dane roczne na żółto. To znacznie zwiększa czytelność tabeli. Jest to jedyna tabela w arkuszu i na dodatek dane przechowujemy zgodnie z prostym schematem więc możemy skorzystać z funkcji autokonspektu. W tym celu na pasku narzędzi klikamy zakładkę „Dane”. W grupie „Konspekt” klikamy strzałkę pod przyciskiem „Grupuj” i wybieramy „Autokonspekt”.

2. Menu dane 3. Menu autokonspekt

Po wykonaniu tego polecenia nad naszym arkuszem pojawiają się linie z kratką z symbolem minusa. Każda rozpoczyna się w styczniu i kończy na podsumowaniu rocznym. Po lewej stronie natomiast pojawiły się kratki z cyframi „1” i „2”.

Teraz możemy ukryć każdą grupę osobno przez kliknięcie kratki ze znakiem minusa. Możemy też ukryć wszystkie na raz klikając w kratkę z cyfrą „1”. Ukryjmy najpierw wszystkie. Zobaczymy tabelę składającą się z 11 kolumn. Pierwsza to nagłówki, a pozostałe 10 to podsumowania roczne. Teraz nad każdą kolumną pojawiła się kratka ze znakiem plusa.

5. Konspekt zwinięty - zaznaczenie

Teraz możemy odkryć dowolną grupę klikając kratkę z plusem lub wszystkie klikając kratkę z cyfrą „2”. Po rozwinięciu grupy dla roku 2016 otrzymamy najbardziej praktyczny układ czyli wszystkie miesiące tego roku i podsumowania roczne.

6. Tabela widok lata i akt. miesiące

Ręczne tworzenie konspektu

Czasami autokonspekt nie działa tak jak chcemy. Dzieje się tak zazwyczaj gdy nie mamy jeszcze formuł, które Excel wykryłby jako grupujące lub po prostu nasze komórki nie zawierają liczb tylko tekst. Wtedy możemy wszystko zdefiniować ręcznie. Wróćmy do tabeli z początku artykułu i zaznaczmy kolumny od B do M.

7. Zaznaczanie fragmentu

Właśnie te kolumny zostaną ukryte, a następna za nimi czyli kolumna N będzie podsumowująca i właśnie nad nią pojawi się kratka z minusem. Teraz na pasku narzędzi wybieramy zakładkę „Dane”. W grupie „Konspekt” klikamy przycisk „Grupuj”.8. Menu grupuj

Teraz pojawiły się te same symbole co poprzednio tylko, że linia z kratką z minusem widnieje tylko nad wybranymi przez nas kolumnami. W ten sposób musielibyśmy ręcznie zgrupować zakresy dla wszystkich lat osobno, żeby osiągnąć ten sam efekt.

9. Częściowy konspekt - zaznaczenie

Usuwanie całego konspektu lub jego części

Aby usunąć konspekt wybieramy zakładkę „Dane” na pasku narzędzi. W grupie „Konspekt” klikamy strzałkę pod przyciskiem „Rozgrupuj” i klikamy „Wyczyść konspekt”.

10. Menu wyczyść konspekt

Aby usunąć jedną całą grupę zaznaczamy wszystkie kolumny pod linią grupy (na poprzednim przykładzie kolumny od B do M). Klikamy zakładkę „Dane” na pasku narzędzi. W grupie „konspekt” klikamy przycisk „Rozgrupuj”.

Menu rozgrupuj

Po wykonaniu polecenia linia grupy znika. Jeżeli to była ostatnia grupa to znikają wszystkie oznaczenia konspektu.


Lekcja-1,99zł
  • Dostęp do wybranej listy

lub dostęp do całego serwisu przez

Rok-49zł
  • Dostęp do ponad 200 lekcji
  • Możliwość zdobycia certyfikatu
  • Udział w konferencjach on-line
  • Liczne pliki, ćwiczenia i testy
  • Co tydzień nowa lekcja
Firmy szkolące się na platformie www.iExcel.pl
CLOSE
CLOSE
Przeczytaj poprzedni wpis:
Wykres schodkowy 01
Wykres schodkowy

Chcesz stworzyć wykres w stylu jak na obrazie poniżej, czyli wykres schodkowy, żeby dobrze prezentować zmiany np: ceny w czasie....

Zamknij