Z nami uczy się już 7382 osób. Czekamy na Ciebie

Strona główna » Blog » Formatowanie » Kopiowanie i wklejanie specjalne

Kopiowanie i wklejanie specjalne

Zastosowanie

Codziennie otrzymujemy różne dane od różnych ludzi. Szef daje nam do wypełnienia formularz, do którego dane mamy w naszych tabelkach. Otrzymujemy dane od klientów czy współpracowników i wszystkie są sformatowane inaczej. Mają różne obramowania, kolory i układy. Jeżeli chcemy coś przekopiować w sposób „normalny” do naszego własnego formularza to najprawdopodobniej będziemy musieli wszystko poprawiać. Wtedy lepiej jest wykorzystać kopiowanie i wklejanie „specjalne”.

Wklejanie wartości

Zazwyczaj kiedy chcemy przeanalizować jakieś dane to przygotowujemy sobie arkusz Excela, w którym będziemy przechowywać dane w wygodny do przechowywania i czytelny sposób. Dodatkowo dodajemy różne formuły przeliczające, formatujemy całość i jesteśmy gotowi na wprowadzanie danych. Załóżmy, że mamy firmę z dwoma sklepami sprzedającymi artykuły spożywcze. Chcemy przeanalizować sprzedaż miesięczną różnych produktów więc przygotowaliśmy sobie taki arkusz:

1. Tabelka

Dane za styczeń wprowadziliśmy ręcznie po kolei, ale od lutego chcemy je dostać w raporcie od każdego sklepu. Mamy też formuły podsumowujące każdy produkt rocznie oraz sumującą wszystko razem. Teraz dajemy informację do naszych pracowników i czekamy na raport za luty. W odpowiedzi na naszą prośbę dostajemy arkusz ze sklepu w Warszawie:

2. Raport W1

Oraz ze sklepu w Krakowie:

3. Raport K1

Oba arkusze zawierają te dane co chcemy, ale w innym formacie. Sklep z Warszawy ma białe tła, brak ramki i liczby nie sformatowane jako waluty. Sklep z Krakowa oprócz innego formatu ma w kolumnie F formuły podliczające wyniki tygodniowe. W pierwszym przypadku po zaznaczeniu obszaru B2:B5 skopiowaniu i wklejeniu go do przygotowanego przez nas arkusza zniszczymy formatowanie. Dane będą się podliczać prawidłowo. W drugim przypadku po zaznaczeniu obszaru F2:F5, skopiowaniu i wklejeniu zniszczymy i formatowanie i obliczenia. Ponieważ domyślnie wklejamy formuły, a nie wartości to obliczane będą dane z naszej tabelki. Jak więc wkleić te dane nie przepisując ręcznie? Bardzo łatwo. Najpierw w standardowy sposób zaznaczamy interesujący nas obszar i go kopiujemy.

4. Kopiowanie W1 - zaznaczenie 5. Kopiowanie K1 - zaznaczenie

Potem w arkuszu docelowym zaznaczamy komórkę od której zacznie się wklejanie, klikamy ją prawym przyciskiem myszy i wybieramy ikonę wklejania specjalnego „Wartości”.

6. Wklejanie wartości W1 - zaznaczenie 7. Wklejanie wartości K1 - zaznaczenie

Teraz w raporcie mamy to co chcemy i w takiej formie jak chcemy:

8. Tabelka 2

Wklejanie formatów

Spróbujmy teraz dodać nowe produkty do naszego arkusza. W końcu działa dobrze i jesteśmy z niego zadowoleni więc w końcu jest potrzeba, żeby go rozbudować. Dodajmy do sklepu w Warszawie pod pozycją soku dwa produkty: mleko i wodę. W tym celu musimy wstawić dwa wiersze. Zaznaczamy wiersz 4 i 5, klikamy prawym przyciskiem myszy i wybieramy „Wstaw”.

9. Wstawienie wierszy - zaznaczenie

Rezultat jednak nie jest zadowalający bo nowe wiersze są białe. My mieliśmy na zmianę białe i zielone. No ale przecież pozostałe wiersze mają dobre formatowanie. Na szczęście możemy je skopiować. Zaznaczmy na przykład obszar B7:O8 i skopiujmy go. Zaznaczmy teraz obszar B3:O5 i kliknijmy prawym przyciskiem myszy. Z menu kontekstowego wybieramy „Formatowanie” w grupie „Opcje wklejania”. Zauważmy, że zaznaczamy też już sformatowany wiersz 3 czyli pozycję z sokiem. To dlatego, że chcemy żeby był biały, a następny wiersz chcemy zielony. Nasz zaznaczony obszar zaczyna się od białego dlatego pierwszy wklejany wiersz też będzie biały. Musimy pamiętać, żeby wkleić w taki sposób, aby wzór kolorów był zachowany.

10. Wklejanie formatów - zaznaczenie

Nazwy napojów musimy wpisać ręcznie. Excel niestety jeszcze nie ma wbudowanej funkcji kopiowania prosto z naszej głowy. Teraz nasz arkusz wygląda tak:

11. Tabelka 3

Wklejanie formuł

Teraz pozostało nam uzupełnić formuły w kolumnie O. Jeżeli zaznaczymy komórkę O3 i przeciągniemy w dół wypełniając serią to wszystkie pola znów będą białe. Na szczęście wklejanie specjalne jest równie proste jak przeciąganie. Skopiujmy komórkę O3 i wklejmy specjalnie do obszaru O4:O5 wybierając „Formuły”.

12. Wklejanie formuł - zaznaczenie

Teraz nasze formuły są uzupełnione. Sprawdźmy dla pewności zawartość komórki O4.

13. Tabelka 4

Transpozycja

Czasami zdarza się, że my przechowujemy dane w kolumnach, a dostajemy w wierszach lub odwrotnie. Kiedy zamieniamy ułożenie danych z kolumn na wiersze i odwrotnie to jest to operacja transpozycji. Jest to bardzo przydatna funkcja ponieważ bez niej musielibyśmy ręcznie przepisywać wiele danych. Załóżmy, że w naszym przykładzie ktoś inny raportuje sprzedaż w sklepie z Warszawy i przesyła nam dane w takiej formie:

14. Wiersze

Do przekształcenia wiersza w kolumnę posłuży nam funkcja wklejania specjalnego „Transpozycja” jednak musimy pamiętać o tym, że kopiuje ona wszystko takie jakie jest czyli formaty też. Żeby wkleić te dane do naszej tabelki to musimy to zrobić dwuetapowo. Najpierw zaznaczymy całą tabelkę czyli obszar A1:G2 i wkleimy go stosując transpozycję w dowolne puste miejsce na arkuszu.

15. Transpozycja - zaznaczenie

16. Po transpozycji

Dopiero potem skopiujemy wartości tak jak to robiliśmy wcześniej.

17. Tabelka 5

Inne opcje wklejania specjalnego

Kiedy wklejamy dane mamy jeszcze kilka opcji do wyboru, których działanie jest bardzo proste:

  • Zachowaj szerokości kolumn źródłowych – kiedy kopiujemy formaty to szerokości kolumn nie są kopiowane. Jeżeli jednak jest to ważne to możemy użyć tej opcji żeby też skopiować szerokości kolumn.
  • Bez obramowania – kopiowane są kolory i czcionki jednak pominięta jest ramka
  • Wklej łącze – zamiast wartości wklejane jest odwołanie ko komórki, którą kopiujemy
  • Obraz – wklejamy obraz naszego arkusza, a nie sam arkusz

Lekcja-1,99zł
  • Dostęp do wybranej listy

lub dostęp do całego serwisu przez

Rok-49zł
  • Dostęp do ponad 200 lekcji
  • Możliwość zdobycia certyfikatu
  • Udział w konferencjach on-line
  • Liczne pliki, ćwiczenia i testy
  • Co tydzień nowa lekcja
Firmy szkolące się na platformie www.iExcel.pl
CLOSE
CLOSE
Przeczytaj poprzedni wpis:
Fragmentator z opcją wyszukiawani 07
Jak dodać pole wyszukiwania do fragmentatora żeby szybko filtrować tabelę przestawną

Tabela przestawna z fragmentatorem Chcesz uzyskać efekt filtra z polem wyszukiwania w tabeli przestawnej na fragmentatorze (sztuczka dostępna od Excela...

Zamknij